記者発表会のお話が続いていましたので、実務編をひとつ。
発表会場のセッティングで気を配らなければいけないことはいくつかあるけれど、記者席からみて前方の、スクリーン、発表者の席、演台、そして広報が行う司会場所の配置は案外大事である。ただ用意すればいいというものではない。
スクリーンはどの席からも欠けることなくみえるようになっているか。演台もなるべくスクリーンにかからないよう気をつける。スクリーンが真ん中の場合は右か左のどちらかに発表する会社の代表者の席を用意する。肩書きと氏名が書かれているテントカードも忘れずに。
さて、司会はどこで行うか。
わたしはつねづね発表者席のすぐ横に司会場所をセットすべきだと考えている。なぜなら、発表会中、特に質疑応答のときなどは発表者とちょっとした相談とか、目配せしなければならないこととかが出てくる場合があるからだ。スクリーンをはさんだ川向こうにいると、そんなとき臨機応変に対応できない。発表会は勝負の場所だ。大将と参謀は同陣営にいなければならない。
会場が狭い場合はけっこう場所の確保が大変なのだが、司会用のポディアムが置けなければ質素にイスとマイクだけでもナビゲートはできる。
それと、司会は記者の顔がわかっている広報関係者が担当するのが原則だろう。ずいぶん前に、なぜかプロが司会をする記者発表会に居合わせたことがあるが、見てて正直イタかった。記者発表会はいわゆる「イベント」じゃないですからね！
考え方は広報人の数だけありましょうけれど、当研究所のコラムを他山の小石くらいに見ていただければ幸いです。
＊目黒広報研究所に投稿したブログを転載しています。
